5 einfache Methoden zur Prozessoptimierung

Prozesse und Arbeitsabläufe sind Bestandteile eines jeden Unternehmens. Prozesse müssen regelmäßig und vergleichbar durchgeführt werden, auch wenn unterschiedliche Mitarbeiter an verschiedenen Standorten mit den Aufgaben betraut sind. Schlecht strukturierte und dokumentierte Prozesse verursachen Mehrkosten und sind ineffizient. Auf der Kundenseite führen unterschiedlich ausgeführte Arbeitsabläufe zu einer Kundenunzufriedenheit und zu Verwirrungen. Um dies zu verhindern, müssen die Prozesse analysiert, dokumentiert und optimiert werden.

 

 

Erster Schritt: Prozessanalyse

 

Bereits zu Beginn ist festzulegen, wer für welchen Prozess zuständig ist und die Optimierung, Dokumentation und Pflege übernimmt. Dabei müssen sämtliche Prozesse, die besonders wichtig für das Unternehmen sind, als Erstes analysiert werden. Im nächsten Schritt erfolgen die Aufnahme der Kernprozesse, die Dokumentation in möglichst digitaler Form, das Messen der benötigten Zeiten und die Optimierung, welche nachfolgend genauer erläutert werden.

 

Die eigentliche Prozessoptimierung kann auf zwei Weisen erfolgen: Die bestehende Prozesslandschaft komplett zu verwerfen und neu zu entwickeln oder bestehende Prozesse sukzessiv zu verändern. Für eine Optimierung der Prozesse stehen folgende Methoden zur Verfügung:

 

Methode 1 – Business Process Reengineering

 

Das Business Process Reengineering ist eigentlich keine Optimierungsmethode im eigentlichen Sinne, sondern eine komplette Neugestaltung. Die Prozessschritte werden aus der Perspektive der Kunden betrachtet und die Prozess-Neumodelierung wird vorgenommen, um eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen.

 

Heute wird diese Methode, die in den 90-er Jahren von Hammer und Champy entwickelt wurde, nur noch selten angewendet. Ein Großteil der Business Process Reengineering Prozesse scheitern, da aufgrund mangelnder Kommunikation, Widerstände der Mitarbeiter und fehlendes Führungsverhalten die Beendigung des Projekts in den meisten Fällen verhindert wird.

 

Methode 2 – Total Quality Management

 

Das Total Quality Management (TQM) verfolgt im Gegensatz zum Business Process Reengineering eine kontinuierliche Pflege und die sukzessive Weiterentwicklung der Prozesse, welches ganzheitlich im Einvernehmen mit den Mitarbeitern geschieht.

 

Die bereits Mitte des letzten Jahrhunderts von William E. Deming entwickelte Methode versteht sich als eine dauerhafte Optimierung der Verfahren und Prozesse. Diese Methode fand überwiegend in Japan großen Anklang und kam früher ausschließlich in der Automobilindustrie zur Anwendung.

 

Beim TQM müssen Prozessorientierung und Qualität im täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeiter sowie vom Management umgesetzt und gelebt werden. Auch hier stehen der Kunde und eine höchstmögliche Kundenzufriedenheit an erster Stelle.

 

Methode 3 - Lean Management

 

Die Lean Production wurde von Jones und Roos entwickelt und bildet die Grundlage für weitere Ansätze der Prozessoptimierung. Das Ziel dieser Methode ist es, Prozesse von Ballast zu befreien, Verschwendungen zu verhindern und perfekt optimierte Prozesse zu erreichen.

 

Unternehmen, die Lean Management anwenden, sind hocheffizient und führen prozessorientiert und mit klarer Definition der Verantwortlichkeit logische Kommunikationswege. Dadurch werden erstklassige Produkte hervorgebracht; in Verbindung mit hoher Kundenzufriedenheit.

 

Methode 4 – Kaizen

 

Kaizen ist eine weitere japanische Methode, um die Unternehmensführung prozessorientiert auszurichten. Ziel ist es, die Prozesse schrittweise zu optimieren und zu perfektionieren. Kaizen bedeutet „Veränderung zum Besseren“ und ebenso wie beim TQM wird ein mitarbeiterorientiertes Management angestrebt.

 

In einem sogenannten Qualitätszirkel treffen sich die Mitarbeiter regelmäßig und besprechen Verbesserungen des eigenen Aufgabenbereichs. Dadurch wird ein ganzheitlicher Ansatz eines sukzessiven Verbesserungsprozesses ermöglicht.

 

Methode 5 – Six Sigma

 

Motorola ist nur eines der bekannten Unternehmen, die Six Sigma erfolgreich für ihr Qualitätsmanagement einsetzen. Diese Methode wurde in den 80er Jahren bei Motorola entwickelt und seitdem auch angewandt. Ziel ist eine Reduzierung der Fehlerquote. Dies wird durch den sogenannten DMAIC-Kreislauf (Define, Measure, Analyze, Improve and Control) erreicht.

 

Six Sigma ist nur bedingt für Dienstleistungsunternehmen geeignet, wird aber überwiegend in Unternehmen mit Produktionsprozessen eingesetzt. Es hilft bei der Senkung von Produktionskosten und einer gleichzeitig damit verbundenen Steigerung der Kundenzufriedenheit.

 

Fazit

 

Sämtliche Methoden eignen sich nicht dazu, diese im Rahmen von einmaligen Workshops oder in Projekten schnell umzusetzen. Sie gehen stets mit einer konkreten Gestaltung der Unternehmensstruktur einher und dienen dazu, die Qualität zu steigern, Prozesse effizienter zu machen und eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen. Dabei ist das Unternehmen komplett umzustellen, was einen aufwendigen und langwierigen Prozess erfordert. Dieser muss von Mitarbeitern und Management gleichermaßen getragen werden.

 

Kleinere Unternehmen sollten ihren Fokus zunächst auf eine gute Prozess-, Qualitäts- und Kundenorientierung legen, die dann vom Management sowie den Mitarbeitern umgesetzt und gelebt werden.

 

 

Über die Autorin:

 

Christine Krellner wurde 1966 geboren und war zwölf Jahre lang als Sachgebietsverantwortliche Personal in einem mittelständischen Unternehmen tätig. Seit 1995 betreibt sie ein Back Office und betreut Unternehmensgründungen. Nebenberuflich arbeitet sie als freie Autorin.

 

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