Digitale Archivierung für Unternehmer

Unter digitaler Archivierung wird die Speicherung von Dokumenten und Belegen auf einem digitalen Datenträger verstanden. Dabei kann es sich um Papier-Dokumente handeln, aber auch um bereits in digitaler Form vorliegende Belege, wie beispielsweise PDF-Dateien, digitale Fotos oder E-Mails.

 

 

Revisionssicherheit der digitalen Archivierung

 

Die papiergebundenen Dokumente werden mithilfe eines Dokumentenscanners als Pixelgrafik in Dateiform gespeichert. Dadurch werden sämtliche Daten des Originaldokuments, ähnlich einer Fotokopie, gespeichert und können jederzeit aus dem digitalen Archiv wiederhergestellt und ausgedruckt werden.

 

Auf diese Weise lassen sich ganze Akten scannen und raumsparend speichern. Nur wenn sichergestellt ist, dass das digitale Abbild eines Papierdokuments nicht verloren gehen oder geändert werden kann, wird die durchgeführte Archivierung auch als revisionssicher bezeichnet. Eine revisionssichere Archivierung erlaubt auch die digitale Archivierung von wichtigen Originaldokumenten, wie beispielsweise steuerrelevante Dokumente. Diese sind dann den Papierdokumenten gleichgestellt. Die Finanzämter verlangen zum Nachweis der Revisionssicherheit eine bestimmte organisatorische und technische Verfahrensdokumentation, die sogenannte GDPdU (= Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

 

Digitale Betriebsprüfung

 

Eine elektronische Betriebsprüfung ist inzwischen gängige Praxis der Prüfer. Der Finanzbeamte erscheint vor Ort mit einem Laptop und fordert Daten statt Papierbelege. Bereits seit Januar 2002 müssen Unternehmen sämtliche steuerrelevanten Daten digital archivieren, sodass sie im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch zur Verfügung stehen.

 

Der Prüfer wird im Rahmen einer Außenprüfung die Daten auf einem Datenträger verlangen und in sein Prüfprogramm einlesen. Die Anforderungen des Gesetzes können im Erlass des Bundesministeriums für Finanzen vom 03. Juli 2000 unter dem Stichpunkt „Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern gem. §§131 und 132 BAO“ jeweils Abs. 3, letzter Satz nachgelesen werden.

 

Darin heißt es: „Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen“ und „Stellt der Abgabepflichtige auf Grundlage seiner EDV-Buchführung dauerhafte Wiedergaben her, so ist er verpflichtet, davon Druckdateien oder Exportfiles (jeweils als unformatierter Text) der erstellten Auswertungen anzufertigen, aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen.

 

Über die komplette Aufbewahrungsfrist hinweg muss sichergestellt sein, dass sämtliche steuerrelevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Gleichzeitig müssen die Daten maschinell lesbar und auswertbar sein. Dies bedeutet nicht, dass die Daten dazu im ursprünglichen System gespeichert sein müssen. Sie können auch mithilfe von entsprechender Archivierungssoftware ausgelagert werden. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, drohen Sanktionen wie Bußgeld, Schätzung oder Zwangsmittel.

 

Welche Anforderungen sollte eine Archivierungssoftware erfüllen?

 

Durch ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem hält sich die Mehrarbeit in Grenzen oder spart sogar wertvolle Zeit. Alle Nutzer erhalten einen schnellen Zugriff auf die Belege, ohne zuvor umständlich in Ordnern wühlen zu müssen.

 

Gute Archivierungssoftware muss in jedem Fall eine revisionssichere Archivierung besitzen. Dazu muss der Entwickler eine technische Verfahrensdokumentation vorweisen können. Eine Zertifizierung durch den TÜV oder durch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater ist nicht erforderlich. Einzig und allein die Grundsätze einer ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführung sowie eine GDPdU-korrekte Dokumentation müssen eingehalten werden.

 

Ebenso sollte eine Exportmöglichkeit in ein selbsttragendes Archiv, welches ebenfalls von den Finanzbehörden gefordert wird, neben der Revisionssicherheit existieren. Die Geschwindigkeit zum Auffinden gesuchter Dokumente sollte möglichst kurz sein. Hierfür entscheidend sind die Suchfunktionen sowie die Geschwindigkeit der Software und der Datenbank.

 

Ausgeklügelte Archivierungssoftware ist benutzerfreundlich und ermöglicht das Archivieren der Dokumente ohne zeitlichen Mehraufwand. Dadurch wird auch der Schulungsaufwand der Mitarbeiter überschaubar. Durch eine leistungsstarke Volltext-Suchfunktion wird der Aufwand für die Kategorisierung vereinfacht. Dazu ist es notwendig, dass die eingesetzte Software über eine Texterkennung verfügt und Dokumententexte fehlerfrei erkennt. Das Gleiche gilt für die Datenbank, die ebenfalls eine schnelle Volltextsuche bieten sollte.

 

Ein möglichst hoher Automatisierungsgrad hilft dabei, auch große Dokumentenmengen schnell zu archivieren. Gute Software erkennt die Dokumente automatisch und sortiert die eingescannten Belege nach verschiedenen Merkmalen wie Projektzugehörigkeit, Typ, Sachbearbeiter und noch vielen weiteren Suchkriterien. Dabei werden die Dokumente automatisch mit Schlagworten versehen.

 

Wenn es ausschließlich um die reine Ablage von Dokumenten geht, kann eine digitale Archivierung auch einzeln betrieben werden. In der Regel ist sie jedoch Bestandteil eines Enterprise-Content-Management-Systems und einer Dokumentenmanagement-Software. Diese realisiert neben der reinen Ablage und Archivierung auch noch andere Anforderungen, wie beispielsweise das Organisieren von Aufgaben oder die Versionierung eines Dokuments.

 

 

Über die Autorin:

 

Christine Krellner wurde 1966 geboren und war zwölf Jahre lang als Sachgebietsverantwortliche Personal in einem mittelständischen Unternehmen tätig. Seit 1995 betreibt sie ein Back Office und betreut Unternehmensgründungen. Nebenberuflich arbeitet sie als freie Autorin.

 

 

 

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