Tabellenkalkulation via Excel für Unternehmensgründer

Microsoft Excel ist die wohl beliebteste Software für Unternehmer und Privatleute zum Erstellen von Diagrammen und Tabellen. Das bereits 1985 entwickelte Programm bietet unzählige Funktionen und Formeln für Berechnungen sowie zur grafischen Darstellung von Daten in Form von Torten- und Säulendiagrammen. Seit der Programmversion 5.0 können die Funktionen von Excel mithilfe von Makros erweitert werden.

 

 

Effizientes Arbeiten mit Excel

 

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel gehört heute zu den Standardprogrammen in Unternehmen. Viele der Funktionen lassen sich einfach anwenden. Voraussetzung ist jedoch, dass es richtig angewendet wird und die Mitarbeiter den Umgang mit diesem umfangreichen Programm in einem Excel Kurs erlernt haben. Denn eine leistungsstarke Tabellenkalkulationssoftware benötigt zur Bedienung ein gewisses Fachwissen, um den vollen Umfang nutzen zu können.

 

Mit Excel können Texte und Zahlen in Tabellenform zusammengestellt und ausgewertet werden. Die Funktionen sind sehr umfangreich und werden auf den sogenannten Tabellenblättern ausgeführt – Statistik, Berechnungen und auch die Finanzmathematik werden somit zum Kinderspiel. Für Unternehmen gibt es zahlreiche Vorlagen, die teilweise sogar kostenlos erhältlich sind. Nachfolgend wird der Einsatz von Excel in zwei Bereichen erläutert, die insbesondere für Unternehmensgründer wichtig sind.

 

Excel als einfache Buchhaltungssoftware

 

Die wenigsten Gründer müssen eine umfangreiche doppelte Buchhaltung führen und Bilanzen erstellen. Zunächst reicht in den meisten Fällen eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) aus. Erst ab bestimmten Gewinn- oder Umsatzgrenzen fordert das Finanzamt den Unternehmer zur Umstellung der Buchhaltung auf eine doppelte Buchführung auf. Dies ist ebenfalls von der Rechtsform des Unternehmens abhängig, daher sollten sich Gründer zunächst erkundigen, ob sie bilanzieren müssen.

 

In der Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung werden die Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt und der Steuerpflichtige kann dadurch seinen Gewinn oder Verlust errechnen. Auf dem Markt ist natürlich auch spezielle Buchhaltungssoftware erhältlich, die jedoch nicht gerade preiswert ist und eher auf die doppelte Buchhaltung ausgelegt wurde, die wiederum bestimmte buchhalterische Vorkenntnisse erfordert.

 

Auf diversen Online-Plattformen sind bereits fertige Tabellenvorlagen für die E/A-Rechnung erhältlich. Zumeist befolgen diese die Nettomethode, d. h. die Umsatzsteuer wird nach dem Ist-Besteuerungssystem berechnet und es sind diverse monatliche Auswertungen möglich, wie beispielsweise das Kassabuch und ein Anlagenverzeichnis.

 

Die meisten Excel-Vorlagen sind speziell für Freiberufler, kleinere Gewerbebetriebe sowie kleine Vereine entwickelt worden, die die für die Buchhaltung notwendigen Aufzeichnungen selber erstellen und dafür Excel nutzen wollen. Einige Vorlagen helfen auch bei der Budgetierung von Einnahmen und Ausgaben – dies ist insbesondere bei einer Existenzgründung sehr hilfreich. Ein weiterer Vorteil einer E/A-Rechnung per Excel liegt an der bereits bekannten Benutzerfläche und Umgebung von Excel. Ausgeklügelte Tools bieten zudem auch noch eine Einkommenssteuer- und Sozialversicherungsvorschau sowie einen Vergleich zur Basispauschalierung, Gastgewerbepauschalierung und Branchenpauschalierung.

 

Businessplan mit Excel erstellen

 

Ebenfalls erhältlich sind diverse Tools für die Erstellung des Zahlenteils eines Businessplans. Mit den Excel-Tools können in der Regel folgende Bereiche im Finanzplan abgedeckt werden:

 

Gewinn-und-Verlust-Rechnung

• Investitionen

• Kapitalbedarf

• Rentabilität

• Liquiditätsrechnung

 

Der Finanzteil ist das Herzstück des Businessplans. Als Gründer wird der Businessplan für die Finanzierung der Existenzgründung benötigt und ist ein wichtiges Element, welches bei der Entscheidung von Banken und Eigenkapitalgeber dient.

 

Um die Erarbeitung eines Businessplans zu erleichtern, gibt es verschiedene Finanzplan-Vorlagen, welche als Basis die Tabellenkalkulation per Excel nutzen. Mithilfe von Grafiken, welche sich automatisch durch die Eingabe des Zahlenwerks erstellen, wird der Businessplan optisch aufgewertet.

 

In der Excel-Vorlage für einen Finanzplan müssen alle notwendigen Ausgaben für den Start in die Selbstständigkeit erfasst werden. Die notwendigen Investitionen und Kosten für die Gründung werden dann automatisch in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung, die Liquiditätsanalyse sowie in den Kapitalbedarf übernommen. Dadurch wird in den Vorlagen das Zahlenmaterial aufbereitet und in den Businessplan übernommen.

 

Um festzustellen, ob das benötigte Kapital aus eigenen Mitteln gedeckt werden kann, ist die Ermittlung des Kapitalbedarfs notwendig. Neben Mustern für den Finanzplan gibt es aber noch weitere Tools, die hilfreich für den Weg in die Selbstständigkeit sind und die in der Regel ebenfalls als Excel-Vorlage aufbereitet sind.

 

 

Über die Autorin:

 

Christine Krellner wurde 1966 geboren und war zwölf Jahre lang als Sachgebietsverantwortliche Personal in einem mittelständischen Unternehmen tätig. Seit 1995 betreibt sie ein Back Office und betreut Unternehmensgründungen. Nebenberuflich arbeitet sie als freie Autorin.

 

 

 

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