5 Sünden im Zeitmanagement

Viele Existenzgründer und Selbständige arbeiten oft 60 oder 70 Stunden in der Woche und werden von unzähligen kleinen wie großen, wichtigen wie unwichtigen Aufgaben förmlich erschlagen.

Wenn man allerdings genauer hinsieht, dann erkennt man oft wieso das so ist:

Dies ist ein Beitrag für die Blogparade „Getting Things Done“ auf selbstaendig-im-netz.de, die noch bis zum 5. August 2011 läuft. Bei einer Blogparade legt der Veranstalter ein bestimmtes Thema fest, zu dem interessierte Blogger innerhalb eines vorgegebenen Zeitraumes einen Artikel in ihrem eigenen Blog veröffentlichen. Die Veröffentlichung teilen die Blogger dem Veranstalter mit, welcher dann alle teilnehmenden Blogbeiträge in einem separaten Artikel auflistet.

Keine klare Positionierung

Die meisten Existenzgründer und Selbständige verfügen über keine klare Positionierung am Markt. Sie machen sich noch nicht mal Gedanken darüber, was sie anbieten bzw. was sie lieber nicht anbieten sollten.

Fragt der Kunde nach einer bestimmten Leistung, dann wird mal grundsätzlich zugesagt. Man traut sich einfach nicht, auch mal „nein“ zu sagen, da man ja sonst auf Umsatz bzw. vielleicht sogar auf eine langjährige erfolgreiche Geschäftsbeziehung verzichten würde.

Nur leider stellt sich dann heraus, dass man sich in die ungewohnte Arbeitsaufgabe erst mal hineindenken muss. Am Ende resultiert daraus eine zeitliche Belastung, die der Kunde wohl nie bereit sein wird in dieser Höhe zu bezahlen.

Spezialisten haben es da um ein Vielfaches leichter: Ein Spezialist muss sich nicht immer wieder aufs Neue in die Sachaufgabe hineinversetzen wie dies bei Generalisten der Fall ist. Dadurch benötigt der Spezialist viel weniger Anstrengung für die gleiche (oder meist bessere) Leistung.

Aber nicht nur auf Angebotsseite ist es ein Vorteil, wenn man nicht in Bauchladenmanier anbietet. Jeder Selbständige benötigt einen gewissen Grad an Fachwissen über Produkte, Leistungen, etc. Dies bedeutet auch, dass Sie umso mehr in Weiterbildung und in Informationen investieren müssen, je mehr Produkte oder Dienstleistungen Sie in Ihrem Unternehmen anbieten. Der Spezialist hat es da wiederum ganz einfach: Er kann viel schneller entscheiden, was für ihn wichtig ist und was nicht. Und er benötigt vor allem viel weniger Zeit um auf dem Laufenden zu bleiben.

Alles selber machen

Eine Redensart lautet: „Wenn du willst, dass etwas gut getan wird, dann mach es selbst.“ Dieser Ansicht sind offenbar auch viele Selbständige und haben deshalb Angst, irgend etwas aus der Hand zu geben.

Da werden das Druckerpapier und die Kaffeebohnen vom Chef persönlich bestellt. Die Buchhaltung wird natürlich ebenso nicht aus der Hand gegeben und selbst durchgeführt – natürlich immer genau am 15. des zweitfolgenden Monats, da es ja ziemlich lästig ist. Ausgangsrechnungen müssen selbstverständlich auch – unabhängig von der Höhe – alle zuvor vom Chef kontrolliert und unterschrieben werden und Kundentermine sind sowieso Chefsache.

Mit der Zeit gewöhnen sich die Mitarbeiter daran und trauen sich nicht mal mehr die kleinsten Dinge selbst zu entscheiden. Der Chef könnte die Entscheidung ja schließlich als für nicht gut empfinden.

Keine klaren Prioritäten

Ich glaube, dass viele Existenzgründer und Selbständige auch keine klaren Prioritäten für ihre einzelnen Arbeitsaufgaben setzen. Da wird erstmal munter drauf losgearbeitet.

Doch meiner Meinung nach ist dies klar der falsche Weg. Prioritäten sind mit Sicherheit überaus wichtig, um mit einem Berg von Aufgaben klar zu kommen.

Bewährt hat sich da sicherlich das Eisenhower-Prinzip, das zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben unterscheidet. Näheres zum Eisenhower-Prinzip können Sie hier nachlesen.

Keine Ziele

Man hört es überall: Ziele sind wichtig um im Leben weiter zu kommen. Doch wie viele von uns setzen sich bei der täglichen und wöchentlichen Arbeit wirklich Ziele? Verfügen Sie eigentlich über längerfristige Ziele, die Sie wirklich erreichen möchten und die Sie motivieren?

Wenn Sie wertvolle Ziele formuliert haben, die Sie unbedingt erreichen möchten und hoch motiviert sind, diese auch irgendwann zu erreichen, dann wird sich Ihr Fokus dahin verlagern und Sie fangen an, sich automatisch auf jene Dinge zu konzentrieren, die Sie Ihrer Zielerreichung näher bringen. Umgekehrt werden Sie unwichtigere Dinge automatisch vernachlässigen, da diese eben nicht zur Zielerreichung beitragen.

Störungen werden ganz einfach hingenommen

Kennen Sie das: Sie kommen in der Früh ins Büro und drei Ihrer Mitarbeiter warten schon sehnsüchtig auf Sie. Der eine braucht eine Unterschrift von Ihnen. Der zweite braucht eine Entscheidung zu einer wichtigen Kundenangelegenheit und der dritte braucht kurzfristig Urlaub.

Nachdem Sie alles geklärt haben, klingelt auch schon das Telefon. Dann beschließen Sie Ihre E-Mails zu checken. Später kommt dann noch mal ein Mitarbeiter bei der Türe herein wegen einer scheinbar wichtigen Angelegenheit. Dann ist es auf einmal Mittag und Sie kommen drauf, dass Sie eigentlich noch überhaupt nichts Produktives zu Wege gebracht haben.

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