Gründung: Der Gründer Wirtschaft: Führung

05.04.2011

08:42

Besseres Zeitmanagement durch das Eisenhower-Prinzip

Haben Sie schon mal vom Eisenhower-Prinzip gehört? Es geht dabei um effektives Zeitmanagement. Dieses Prinzip unterscheidet zwischen wichtigen und dringenden Arbeitsaufgaben.

Das Eisenhower-Prinzip teilt die täglichen Arbeitsaufgaben somit in vier Kategorien ein. Demnach gibt es Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, Aufgaben die nur wichtig, aber nicht dringend sind, lediglich dringende Aufgaben und Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.

Das Eisenhower-Prinzip im Detail

Kombiniert man die beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit ergeben sich wie gesagt vier Kategorien von täglichen Arbeitsaufgaben:

In Kategorie A finden sich jene Aufgaben, die Sie zuerst erledigen sollten. Diese Aufgaben sind nämlich sowohl wichtig als auch dringend. Hier gilt es also sofort zu handeln.
Die Kategorie B repräsentiert jene Arbeitsaufgaben, die „nur“ wichtig aber nicht so dringend sind. Dies sind vor allem jene Aufgaben, die Sie Ihren Zielen mit Riesenschritten näher bringen können. Leider werden diese Aufgaben von vielen ignoriert, da ja wie gesagt keine Dringlichkeit besteht. Es gibt hier keine unmittelbaren Deadlines die einzuhalten sind.
In Kategorie C finden sich jene Aufgaben wieder, die sehr oft den Großteil der täglichen Arbeit ausmachen. Diese Aufgaben sind zwar nicht wichtig, dafür aber umso dringlicher. Vor allem handelt es sich dabei um die täglichen Unterbrechungen zwischendurch, wie das Beantworten von E-Mails, Telefonanrufe, Gespräche mit Mitarbeitern und Meetings.
Kategorie D ist am gefährlichsten. Diese Aufgaben sind einfach nur zeitraubend. Sie tragen aber nicht wirklich zum langfristigen Erfolg bei. Diese Arbeitsaufgaben sollte man nach Möglichkeit vermeiden bzw. an Mitarbeiter oder an externe Dienstleister delegieren.

Langfristig auf B-Aufgaben konzentrieren

Vielleicht denken Sie sich jetzt, dass Sie sich täglich vor allem mit den A-Aufgaben befassen sollten. Dabei handelt es sich vor allem um dringliche und wichtige Probleme in Ihrem Unternehmen, um laufende Projekte, deren Deadline bald abläuft und um vielleicht schon akute Krisen und dergleichen.

Es ist zwar richtig, dass Sie sich kurzfristig vor allem um diese Tätigkeiten kümmern müssen, da sie – liegengelassen – ansonsten unmittelbar negativ auf Ihren Erfolg einwirken. Doch langfristig sollten diese Aufgaben nach Möglichkeit besser vermieden werden, da sie eine Menge Stress verursachen. Bauen Sie lieber vor und sehen Sie zu, dass Sie mehr an den B-Aufgaben – also an wichtigen Aufgaben, die aber noch nicht so dringend sind, arbeiten.

Diese B-Aufgaben sind es nämlich, die Sie Ihrem Erfolg mit Riesenschritten näherbringen. Es handelt sich dabei vordringlich um Tätigkeiten, die Sie Ihren Zielen näherbringen, um vorbeugende Maßnahmen, um die langfristig so wichtige Planung – also kurz um die Arbeit am statt im Unternehmen.

C- Aufgaben sollten Sie als Unternehmer vor allem an Mitarbeiter oder an externe Dienstleister auslagern. Diese Aufgaben haben nämlich in den meisten Fällen keinen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Außerdem sollten Sie prüfen, ob manche dieser Aufgaben wirklich so dringend sind. Vielleicht lässt sich das eine oder andere sogar verschieben. Eventuell hat ein Nichterledigen sogar keinerlei Auswirkungen.

D-Aufgaben sollten Sie unbedingt vermeiden. Diese bringen Sie nicht wirklich weiter. Vermeiden Sie diese, schieben Sie sie auf oder delegieren Sie diese Aufgaben.

Versuchen Sie für den Anfang, jeden Tag an einer B-Aufgabe zu arbeiten. Vor allem aus den Kategorien C und D sollte die nötige Zeit dafür herkommen.

Die Geschichte mit den Steinen und dem Sand

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen großen Stein, einige Kieselsteine und jede Menge Sand zur Verfügung. Ihre Aufgabe ist es jetzt all das in einen großen Behälter zu füllen.

Wenn Sie es jetzt so handhaben wie die meisten von uns bei ihrer täglichen Arbeit, dann würden Sie wahrscheinlich zuerst den Sand einfüllen, dann die Kieselsteine und zum Schluss den großen Stein. Der Stein würde allerdings nicht mehr hineinpassen, weil sich in dem Behälter bereits zuviel Sand und zu viele Kieselsteine befinden.

Deshalb sollten Sie die Sache anders angehen und zuerst den Stein in den Behälter geben. Danach füllen Sie den Behälter mit den Kieselsteinen und zum Schluss folgt der Sand, der sich nun mühelos seinen Weg bahnen kann. Siehe da: auf einmal hat alles in dem Behälter platz!

Genauso sollte es auch mit unseren täglichen Arbeitsaufgaben sein. Beginnen sollte man daher mit der wichtigsten Aufgabe des Tages – diese repräsentiert den Stein. Es handelt sich dabei um eine Aufgabe aus den Kategorien A oder B. Erst danach sollten Sie sich um C-Aufgaben (Kieselsteine) kümmern. Nur wenn dann noch Zeit bleibt, sind D-Aufgaben (der Sand) an der Reihe.

Wenden Sie das Eisenhower-Prinzip noch heute an!

Beginnen Sie noch heute, Ihre täglichen Aufgaben genauer zu analysieren und in die Kategorien A bis D einzuordnen. Sie werden vielleicht dabei erschrecken, weil so viele Arbeitsaufgaben eigentlich in die Kategorien C oder D fallen. Versuchen Sie das zu ändern.

Am besten planen Sie die Aktivitäten für den nächsten Tag bereits am Ende des Vortages. Planen Sie eine Aufgabe als Tagespriorität ein, mit der Sie am besten gleich am Vormittag beginnen. Hören Sie mit dieser Arbeitsaufgabe erst auf, nachdem Sie fertig sind. Erst dann sollten Sie sich um die weniger wichtigen Dinge kümmern.

Verplanen Sie aber bitte nicht den ganzen Tag. Vor allem sollten Sie Pufferzeiten einplanen. Auch verschätzen wir uns oft bei der Dauer der Arbeitsaufgaben. Eine Regel besagt, dass wir unsere Zeitplanung (zumindest wenn Sie noch wenig routiniert darin sind) um den Faktor 1,5 multiplizieren sollten, da dies der Realität in den meisten Fällen deutlich näher kommt.