29.10.2010

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Recht der Unternehmensgründung: Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Buchhaltung

Die korrekte Organisation der Buchhaltung wird sehr oft von Neugründern vernachlässigt. Es ist aber trotzdem notwendig, seine Melde- und Abgabeverpflichtungen termingerecht nachzukommen, sowie die per Gesetz erforderlichen Aufzeichnungspflichten einzuhalten. Kommt man seinen Pflichten nicht nach, dann kann es mitunter sehr teuer werden.

Belegaufbewahrung: Alle Belege, die den Betrieb betreffen, sind mindestens 7 Jahre hindurch aufzubewahren. Achten Sie vor allem bei Kassabons, die auf Thermopapier gedruckt wurden, dass diese auch nach Jahren noch leserlich sind. Eventuell bietet es sich an, diese zu kopieren.

Einzelaufzeichnungspflicht für Tageslosungen: Seit 2008 müssen Bareinnahmen einzeln aufgezeichnet werden. Nur Betriebe, deren Umsatz € 150.000 unterschreitet, dürfen weiterhin die Tageslosung per Kassasturz ermitteln. In den meisten Fällen bietet es sich an, eine Registrierkasse einzurichten, doch es ist auch weiterhin eine händische Aufzeichnung möglich.

Kassabuch: Die Verpflichtung zur Führung von Kassabüchern trifft nur Bilanzierer. Bilanzierer sind zum einen Kapitalgesellschaften wie die GmbH (und zwar unabhängig vom Jahresumsatz), sowie Unternehmen, die in zwei aufeinander folgenden Jahren Jahresumsätze von € 700.000 überschreiten. Daneben können Unternehmer auch freiwillig bilanzieren (nach § 4 Abs. 1 EStG), was jedoch selten vorkommt. Zu beachten ist bei der Führung des Kassabuches, dass keine Minuskassa bestehen darf (und zwar an keinem einzigen Tag im Jahr). Dies würde nämlich das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung ermächtigen, den Gewinn zu schätzen – und das sollten Sie tunlichst vermeiden.

Wareneingangsbuch: Die Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches trifft nur so genannte Einnahmen-Ausgaben-Rechner (nach § 4 Abs. 3 EStG). Diese sind all jene, die nicht bilanzieren – also alle, die die Umsatzschwelle von € 700.000 nicht überschreiten, nicht freiwillig Bücher führen und auch keine Kapitalgesellschaft sind. Weiters trifft diese Verpflichtung natürlich auch nur jene Unternehmen, welche auch Waren verkaufen. In das Wareneingangsbuch sind alle Waren einzutragen, die der Unternehmer üblicherweise zur gewerblichen Weiterveräußerung erwirbt. Nicht einzutragen sind demnach z.B. Büromaterialien, Gegenstände des Anlagevermögens, Heizmaterial, etc.

Fahrtenbuch: Es trifft Sie zwar keine Verpflichtung ein solches zu führen, Sie sollten es aber trotzdem tun (sofern Sie oder Ihre Mitarbeiter betrieblich veranlasste Fahrten zurücklegen). Insbesondere dient das Fahrtenbuch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.