15.10.2010

09:52

Recht der Unternehmensgründung: Anmeldung beim Finanzamt

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, seine Betriebseröffnung dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen. Zuständig ist jenes Finanzamt, in dessen Bezirk der Sitz oder die Geschäftsleitung des Unternehmens liegt. Formvorschriften gibt es für diese Mitteilung nicht, Sie können sich also sogar mündlich beim zuständigen Finanzamt melden.

Danach bekommen Sie vom Finanzamt einen Fragebogen zugesandt. Natürlich können Sie auch gleich selbst den Fragebogen ausfüllen und sich auf diese Art beim Finanzamt anmelden – Sie müssen nicht erst warten, bis Sie einen solchen zugesandt bekommen. Vielleicht haben Sie aber sowieso einen steuerlichen Vertreter – meist einen Steuerberater – der sich um diese Formalitäten kümmert.

Das Abgabenkonto

Gemeinsam mit dem Ausfüllen und Einsenden des Fragebogens beantragen Sie auch eine Steuernummer beim Finanzamt. Unter dieser Steuernummer werden Sie beim Finanzamt registriert und so leichter wieder erkannt. Diese Steuernummer ist bei allen Zahlungen an das Finanzamt anzuführen.

Unter Ihrem Namen und Ihrer Steuernummer wird dann ein Abgabenkonto angelegt. Auf diesem Abgabenkonto verbucht das Finanzamt alle Zahlungen, fälligen Abgaben und Gutschriften. Die Führung dieses Abgabenkontos erfolgt analog dem eines Bankkontos – vorgeschriebene Abgaben werden als Belastung verbucht, die entsprechenden Zahlungen hingegen als Gutschrift.

Erfreulicherweise können auch Guthaben auftreten, diese können Sie dann zur Abdeckung einer fälligen Abgabe verwenden. Sie können sich diese Guthaben aber auch mittels schriftlichem Rückzahlungsantrag bzw. über die Internetplattform Finanz-Online auszahlen lassen.

Das Finanzamt sendet Ihnen überdies monatliche Buchungsmitteilungen spesenfrei zu. Diese Buchungsmitteilungen sind ähnlich zu lesen wie ein Bankkontoauszug. Hier können Sie die bisher fälligen Abgaben und Ihre Zahlungen auf dem Abgabenkonto ersehen.

Sie können diese Kontobewegungen aber auch online über Finanz-Online einsehen. Hierzu benötigen Sie eine Zugangsberechtigung. Um eine solche Zugangsberechtigung zu erlangen, müssen Sie persönlich mit einem Personalausweis beim Finanzamt vorbeischauen. Falls Sie keinen steuerlichen Vertreter haben, sind Sie in der Regel hierzu sogar verpflichtet, da Sie normalerweise monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch über Finanz-Online übermitteln müssen. Ausnahmen hierzu bestehen für all jene, die nachweislich über keinen Internetzugang verfügen. Darüber hinaus müssen Sie – sofern Sie keinen steuerlichen Vertreter haben – ein Unterschriftenprobenblatt abgeben, in welches jene Personen einzutragen sind, die gegenüber dem Finanzamt über eine Zeichnungsberechtigung verfügen (also auch eventuelle Geschäftsführer und Prokuristen).

Die Steuervorauszahlungen

Der Fragebogen umfasst jedoch nicht nur die Anmeldung der betrieblichen Tätigkeit an sich. Vielmehr wird hier bereits die Basis für die laufenden Einkommens- und Körperschaftssteuervorauszahlungen gelegt. Der Fragebogen umfasst nämlich auch die Einschätzung des Unternehmers über den voraussichtlichen Umsatz und Gewinn im laufenden und im darauf folgenden Jahr. Meist wird vor allem der Gewinn niedrig angesetzt um hohe Vorauszahlungen zu vermeiden. Vom Finanzamt werden aufgrund hoher Investitionen zu Beginn mitunter sogar prognostizierte Anlaufverluste toleriert.

Achtung: Für viele erfolgreiche Unternehmer ist das zweite oder das dritte Geschäftsjahr dann zumeist aus Liquiditätssicht ein überaus schwieriges Jahr. Mitunter kommt es zu diesem Zeitpunkt zu Abgabenbelastungen, die größer als der Jahresgewinn des laufenden Jahres sein können.

Der Grund: In diesem Jahr sind sowohl die Einkommenssteuer bzw. die Körperschaftssteuer (bei Kapitalgesellschaften) des Vorjahres, aber auch die Vorauszahlungen des laufenden Jahres (quartalsmäßig) zu zahlen.

Die Ursache: Im ersten Jahr ist dem zuständigen Finanzamt anlässlich der Gründung des Unternehmens eine Ergebniseinschätzung für die ersten beiden Jahre zu übermitteln. Aufgrund dieser Einschätzung legt das Finanzamt die Einkommens- bzw. Körperschaftssteuervorauszahlungen fest. Natürlich wird in dieser Phase eher von niedrigen Gewinnen ausgegangen, da man vor allem an niedrigen Steuervorauszahlungen interessiert ist. Deshalb kommt es oftmals dazu, dass die Gewinne viel höher ausfallen als ursprünglich prognostiziert, womit spätestens im dritten Jahr (je nach dem Zeitpunkt der Einreichung der Steuererklärungen) eine beträchtliche Steuernachzahlung droht.

Gleichzeitig erhöht das Finanzamt auch noch die Vorauszahlungen und setzt damit die Einkommens- bzw. Körperschaftssteuervorauszahlungen entsprechend fest.

Und es kommt noch schlimmer: Im selben Jahr beginnt auch die Beitragsnachbemessung in der Sozialversicherung. Bei Neugründungen wird nämlich vorläufig nur die Mindestbeitragsgrundlage fällig. Sollten die Gewinne dann höher ausfallen, erfolgt auch hier eine Nachbemessung (mit Ausnahme des Krankenversicherungsbeitrages für die ersten zwei Jahre). Hat nun der Unternehmer nicht in ausreichendem Maße vorgesorgt, dann kann es im dritten Jahr der Selbständigkeit zu Liquiditätsproblemen kommen.

TIPP: Empfehlenswert ist es daher, bereits frühzeitig vorzusorgen und in den ersten Jahren einen Teil des Gewinnes (Praktikerformel: rund 50 % des Gewinnes) zur Seite zu legen, um so das nötige Geld für etwaige Nachzahlungen parat zu haben. Außerdem empfiehlt es sich – falls die voraussichtlichen Ergebnisse für das laufende Jahr schlechter ausfallen – eine Herabsetzung der Steuervorauszahlungen beim Finanzamt zu beantragen sowie bei unzureichender Liquiditätsvorsorge einen Stundungsantrag beim Finanzamt einzubringen. Außerdem sollten Sie vielleicht beim Ausfüllen des Fragebogens nicht zu pessimistisch sein.

Beantragung der UID-Nummer

Falls Sie steuerpflichtige Leistungen an Unternehmer erbringen, benötigen Sie neben der Steuernummer eine so genannte Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID). Diese wird ebenfalls mit dem Fragebogen beantragt, außer Sie haben Umsätze unter € 30.000 angegeben, dann müssen Sie mit einem separaten Formular zur Regelbesteuerung optieren.

Die UID-Nummer ist notwendig für Ihre Rechnungsausstellung und zum Abzug von Vorsteuern aus an Sie gestellten Rechnungen, insbesondere auch bei Geschäften mit dem Ausland.