Gründerlexikon: Kassabuch

Ein Kassabuch muss nach abgabenrechtlichen Vorschriften grundsätzlich einmal nicht geführt werden. Allerdings muss ein solches Kassabuch immer dann geführt werden, wenn der Betrieb buchführungspflichtig ist, also seinen Gewinn mittels doppelter Buchführung und nicht bloß mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt.

Ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner muss lediglich alle baren Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auflisten; die Pflicht zur Führung eines Kassabuches trifft ihn nicht.

Führung des Kassabuchs

Das Kassabuch listet die täglichen Bargeldbewegungen eines Unternehmens auf. Bei der Führung des Kassabuches ist insbesondere darauf zu achten, dass niemals ein Minuskassastand zustande kommt. Falls das Finanzamt nämlich einen solchen Minuskassastand entdeckt, dann schließt es daraus, dass sehr wohl noch Geld in der Kassa sein musste, ansonsten hätten Sie ja die Auszahlungen nicht tätigen können. Dies heißt dann im Umkehrschluss, dass Sie wahrscheinlich Einnahmen verschleiert haben. Dies berechtigt dann das Finanzamt zur Schätzung Ihres Gewinnes. Sie können einmal davon ausgehen, dass „großzügig“, also zu Ihrem Nachteil geschätzt wird.

Bei der Führung des Kassabuches ist aber auch darauf zu achten, dass dieses von der Finanz anerkannt wird. Nicht jedes Programm ist nämlich als Kassabuch geeignet, vor allem nicht jene, bei denen man nachträglich noch Änderungen vornehmen kann. Sie sollten daher ein geprüftes und anerkanntes Programm als Kassabuch verwenden (Excel sollten Sie daher nicht verwenden!).

Führen Sie das Kassabuch täglich und liefern Sie es monatlich an die Buchhaltung ab. Vermeiden Sie Bankabhebungen erst mit dem nächsten Tag in die Kassa als Eingang einzutragen, da dies zu einem Minuskassastand führen kann.

Zeitpunkt der Eintragungen

Die einzelnen Eintragungen ins Kassabuch sind chronologisch, das heißt in zeitlich richtiger Reihenfolge vorzunehmen. Dabei sind diese Eintragungen bis spätestens zum 15. des zweitfolgenden Monats vorzunehmen.

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