Erfolgreiche Unternehmensgründung, Teil 13: Die Organisation des Rechnungswesens
Die Organisation des Rechnungswesens wird sehr oft von Neugründern vernachlässigt. Es ist aber trotzdem notwendig, seine Melde- und Abgabeverpflichtungen termingerecht nachzukommen, sowie die per Gesetz erforderlichen Aufzeichnungspflichten einzuhalten.
Anmerkung: Dieser Text wurde am 24.02.2011 an die aktuelle Rechtslage angepasst.
Buchhaltung
Belegaufbewahrung: Alle Belege, die den Betrieb betreffen, sind mindestens 7 Jahre hindurch aufzubewahren. Achten Sie vor allem bei Kassabons, die auf Thermopapier gedruckt wurden, dass diese auch nach Jahren noch leserlich sind. Eventuell bietet es sich an, diese zu kopieren. Durch Anfang 2011 neu geschaffene längere Verjährungsfristen für hinterzogene Abgaben empfiehlt sich eine 12-jährige Aufbewahrung
Einzelaufbewahrungspflicht für Tageslosungen: Seit 2008 müssen Bareinnahmen einzeln aufgezeichnet werden. Nur Betriebe, deren Umsatz € 150.000 unterschreitet, dürfen weiterhin die Tageslosung per Kassasturz ermitteln. In den meisten Fällen bietet es sich an, eine Registrierkasse einzurichten, doch es ist auch weiterhin eine händische Aufzeichnung möglich.
Kassabuch: Die Verpflichtung zur Führung von Kassabüchern trifft nur Bilanzierer. Bilanzierer sind zum einen Kapitalgesellschaften wie die GmbH (und zwar unabhängig vom Jahresumsatz), sowie Unternehmen, die in zwei aufeinander folgenden Jahren Jahresumsätze von € 700.000 überschreiten. Daneben können Unternehmer auch freiwillig bilanzieren, was jedoch selten vorkommt. Zu beachten ist bei der Führung des Kassabuches, dass keine Minuskassa bestehen darf (und zwar an keinem einzigen Tag im Jahr). Dies würde nämlich das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung ermächtigen, den Gewinn zu schätzen – und das sollten Sie tunlichst vermeiden.
Wareneingangsbuch: Die Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches trifft nur so genannte Einnahmen-Ausgaben-Rechner. Diese sind all jene, die nicht bilanzieren – also alle, die die Umsatzschwelle von € 700.000 nicht überschreiten, nicht freiwillig Bücher führen und auch keine Kapitalgesellschaft sind. Weiters trifft diese Verpflichtung natürlich auch nur jene, welche auch Waren verkaufen. In das Wareneingangsbuch sind alle Waren einzutragen, die der Unternehmer üblicherweise zur gewerblichen Weiterveräußerung erwirbt. Nicht einzutragen sind demnach z.B. Büromaterialien, Gegenstände des Anlagevermögens, Heizmaterial, etc.
Anlagenverzeichnis: Wirtschaftsgüter, die ihrer Natur nach länger als ein Jahr dem Unternehmen dienen werden, sind über mehrere Jahre verteilt abzuschreiben. Deshalb sind Sie dazu verpflichtet, ein Anlagenverzeichnis über diese Wirtschaftsgüter zu führen. Diese Verpflichtung trifft nicht nur Betriebe, die ihren Gewinn mittels Betriebsvermögensvergleich ermitteln, sondern auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner.
Inventur: Betriebe, die ihren Gewinn mittels Betriebsvermögensvergleich ermitteln, müssen einmal jährlich alle Warenbestände körperlich erfassen und bewerten. Einnahmen-Ausgaben-Rechner trifft diese Verpflichtung nicht.
Fahrtenbuch: Es trifft Sie zwar keine Verpflichtung ein solches zu führen, Sie sollten es aber trotzdem tun (sofern Sie oder Ihre Mitarbeiter betrieblich veranlasste Fahrten zurücklegen). Insbesondere dient das Fahrtenbuch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Lohnverrechnung:
Arbeitszeitaufzeichnungen: Das Nichtführen von Arbeitszeitaufzeichnungen für seine Mitarbeiter kann den Unternehmer recht teuer zu stehen kommen (siehe auch: News Steuern & Recht: „Arbeitszeitaufzeichnungen“ vom 5. April 2008). Arbeitszeitaufzeichnungen sind für alle Mitarbeiter zwingend zu führen. Die Nichteinhaltung wird vor allem vom Arbeitsinspektorat geprüft. Aufzuzeichnen sind vor allem der tägliche Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie die Ruhepausen. Zu achten ist vor allem darauf, dass dem Mitarbeiter spätestens nach 6 Stunden eine Ruhepause zu gewähren ist. Außerdem sind die tägliche Maximalarbeitszeit zu beachten (in der Regel 10 Stunden) sowie gesetzliche bzw. kollektivvertragliche Bestimmungen zu maximal zulässigen Überstundenleistungen.
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